Como gerenciar uma equipe remota?

Nas minhas mentorias online, uma das principais preocupações dos líderes tem sido como gerir suas equipes remotamente nesta pandemia do COVID-19.

Como atuei durante 25 anos como executiva de multinacionais, e tive oportunidade de liderar times multifuncionais e multiculturais espalhados por 3 continentes, isso para mim não é novidade, mas para a maioria dos empresários brasileiros, se tornou um desafio.

Resolvi então compartilhar um pouco sobre minha experiência com aqueles que estão perdidos com essa situação.

Neste artigo darei 6 dicas para você ter sucesso na gestão de suas equipes remotas.

Dica 1:

Por estarmos em um momento atípico, no meio de uma crise com isolamento social imposto, eu diria que a primeira atitude do líder remoto seria SER SOLIDÁRIO.

O gestor deve se preocupar com a saúde e bem estar de seus colaboradores. Não só a física, mas a emocional e psicológica também! Neste aspecto entender a realidade de cada núcleo familiar e respeitar isso se torna fundamental.

Existem múltiplas combinações possíveis de composição familiar que irão diferenciar as rotinas de cada núcleo e consequentemente do trabalho.

O brasileiro, assim como o resto do mundo, foi pego de surpresa e de uma hora para outra precisou trabalhar no mesmo espaço que outros familiares, e a convivência 24/7 com toda família pode estar gerando um grande stress. Então que tal marcar um call one on one com cada colaborador e perguntar como eles estão e se precisam de algo? Você pode descobrir a necessidade de uma ajuda psicológica online, de uma cadeira adequada para trabalhar, de uma melhor conexão com a internet, de um melhor computador, de um curso online para entender melhor as ferramentas de uso no home-office, e até mesmo de uma dica de fornecedor para problemas domésticos! Essa conversa deve ser informal e pessoal, ok? Isso significa que será natural e mesmo bem-vindo, se o filho do seu colaborador aparecer do outro lado da tela, chamando-o para brincar ou dizendo que está com fome. Convide a criança para sentar no colo do pai, te conhecer, e matar a curiosidade sobre o trabalho dele! Isso é a humanização do contato online!

Com essa prática, você deve se surpreender e perceber que não conhece verdadeiramente o seu time. Que linda oportunidade a pandemia está te trazendo, não acha? Tenha certeza de que esse vínculo será fortalecido e jamais esquecido.

Dica 2:

A partir dessas descobertas você entenderá que ter FLEXIBILIDADE irá manter seus talentos alinhados com um propósito no trabalho. As relações de trabalho mudaram e as pessoas buscam transparência e conexões verdadeiras, aliadas a um maior equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Os horários flexíveis, já praticados antes do Covid19 por muitas empresas, foram expandidos para todos setores de negócio com esta pandemia. O horário correspondente à marcação de ponto no escritório não faz sentido no trabalho remoto, a não ser em setores específicos, como o de contato com clientes em horário comercial, por exemplo. Mesmo assim, a flexibilidade deve ser considerada sempre que possível.

Seu colaborador pode, por exemplo, trabalhar de tarde e de noite e reservar a parte da manhã para as tarefas da casa, o cuidado com os filhos, etc. Isso não está errado, desde que o trabalho esteja sendo feito no prazo e qualidade desejados!

Estar no escritório não é garantia de produtividade. Muitas empresas já constataram nesta pandemia, que em home-office algumas equipes tiveram na verdade um enorme ganho de produtividade! Pense bem, está cada vez mais difícil encontrar e manter pessoas qualificadas. Os talentos não estão em falta, mas eles hoje buscam um propósito no seu trabalho. E se você não os permitir encontrar isso, irá perdê-los!

Dica 3:

Não basta colocar as pessoas em home-office e agir como se elas estivessem no escritório. Precisamos de menos micro gerenciamento por parte do gestor, e mais autogerenciamento por parte do colaborador!

Para o trabalho remoto, o líder precisa ter CONFIANÇA, e as equipes, claro, responsabilidade.

Trabalho Remoto é dar a liberdade para as pessoas trabalharem de onde elas se sentem mais produtivas. Pode ser de casa, mas também pode ser de um sítio, da casa de praia, ou até mesmo de uma residência alugada em outra cidade e até país! É acreditar que as pessoas estão engajadas e que vão realizar o seu trabalho independentemente de local ou horário.

Até porque já prevemos que após o fim da quarentena, essa cultura terá sido enraizada e o número de espaços corporativos irá encolher, com empresários mantendo toda ou parte de suas equipes trabalhando remotamente.

No final, o que é mais importante para você? O impacto gerado e as entregas feitas, ou o local de trabalho e a quantidade de horas trabalhadas?

Estimule a autonomia e confie no seu time, você não vai se arrepender!

Dica 4:

Ter as METAS CLARAS para o time é algo obrigatório. “Se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve”. Por isso, é fundamental que todo colaborador saiba quais são as prioridades da empresa e o que ele está fazendo para atingir os objetivos da mesma. Neste mundo VUCA sugiro adotar uma metodologia que permita a definição de poucos objetivos a serem acompanhados no curto prazo. Isto trará maior foco ao time.

META CLARA é direcionar a equipe para onde se quer chegar. A partir daí, os outros passos podem ser definidos. A Meta deve estar ligada a um propósito maior, a algo que mobilize forças, que crie comprometimento e reforce valores.

Em primeiro lugar o executivo sênior deverá trazer a visão da companhia para o trimestre, incluindo todas áreas da empresa. Em seguida cada Líder deverá trabalhar junto a seu time, alinhando a meta que lhe cabe dentro da visão apresentada na reunião com o executivo sênior.

Dado que neste momento de isolamento social assim como a realidade pós pandemia é ainda incerto, o Líder precisa redefinir suas métricas de sucesso, medindo resultado e não o esforço das tarefas.

Sabemos que para alcançar resultados, serão necessários esforços. No entanto, somente dedicação não fará com que se atinja os objetivos desejados.

Através de métricas é possível monitorar de forma eficiente a performance da companhia.

Uma metodologia que pode ser usada junto a cada colaborador é, dado que todos conhecem aonde a empresa quer chegar e qual o seu papel neste todo, possibilitar que cada um saiba que tarefas devem desempenhar para atingir os objetivos que irão compor a Meta do seu setor. Seria como montar uma pirâmide onde no topo você tem a Meta, logo abaixo 3 objetivos que a compõem e logo abaixo, 3 atividades/tarefas ligadas a cada Objetivo, que são as necessárias de serem feitas para atingi-los.

Assim, o profissional acorda todo dia focado na atividade que precisa realizar, e não na Meta que parece grande e distante...

Além disso, essa metodologia permite mensurar o andamento dos Objetivos que compõem a Meta, avaliando se ela será atingida e em que prazo. Lembre-se que a clareza e a simplicidade dos objetivos e resultados-chave são a base para a metodologia gerar um alto engajamento do time.

Os resultados-chave devem ser reportados semanalmente, fazendo com que seja possível antecipar o final do trimestre e realizar qualquer ajuste para alcançar a meta estabelecida. Caso não tenha sucesso, o aprendizado será em cima de um trimestre e não em relação a um ano inteiro.

Acredito que essa metodologia auxilie no foco e alinhamento do esforço de toda a equipe em torno de um objetivo desafiador por vez, garantindo maior agilidade e menor incidência de erro para o atingimento da Meta final.

Dica 5:

Importantíssimo para manter equipes remotas motivadas e engajadas, é trabalhar a COMUNICAÇÃO.

O verdadeiro engajamento vem da participação em um objetivo de negócio compartilhado, vem da conexão com um propósito em comum. As empresas têm que incluir as pessoas no centro da organização.

O gestor precisa se comunicar agora mais do que nunca, porque agora a comunicação é assíncrona, isto é, as pessoas não irão responder sua mensagem do WhatsApp ou do e-mail no momento seguinte que você a enviou. Elas terem recebido a mensagem, não significa que estarão disponíveis para ler de imediato. Elas irão te responder assim que for possível, ou necessário, caso você tenha avisado previamente se tratar de algo urgente.

A dica aqui é realizar reuniões diárias matinais com o seu time para um checkpoint: Como foi o dia anterior? Que dificuldades encontrou? O que planeja fazer naquele dia?

Você deverá pedir a cada colaborador que a agenda dele seja bloqueada para este encontro virtual com todo time reunido. Mas você não deve levar mais que 15 minutos com cada um! Se fosse no escritório físico seria o chamado Stand-up Meeting.

As soluções para os problemas que surgem podem vir do próprio time. Liderar é praticar a escuta ativa. Geralmente as equipes têm as respostas!

Lembre-se ainda da importância de dar feedback quando necessário, orientando o que está ok e o que precisa melhorar de forma que as pessoas possam se autogerenciar, estando distantes fisicamente.

O feedfoward pode ajudar também no caso daqueles colaboradores que, você percebe, estão tendo dificuldade para encontrar o passo certo sozinho, identificar os ajustes necessários à melhoria de desempenho. Transparência aqui é essencial!

E dentro da Comunicação, porque não criar um happy-hour semanal ou quinzenal com sua equipe? Seria um momento descontraído para brincadeiras, conversas leves e animadas, de cunho motivacional e inter-relacional. Neste encontro o líder consegue medir o ânimo da equipe, aproximar o time fazendo com que todos se conheçam e se aproximem mais. Que hobbies curtem, que talentos peculiares possuem (música, culinária, algum esporte, churrasqueiro da família, etc), o que tem feito nas horas livres, qual maior desafio tem enfrentado nesta quarentena, como tem ser virado com as tarefas domésticas, dicas de receitas culinárias práticas, etc, são sugestões de assuntos para essas horas.

Ao adotar essa estratégia de comunicação, você irá perceber que sua equipe trabalhará de forma mais coesa, comprometida e eficaz. Você verá seus projetos sendo realizados mais rapidamente, porque todos estarão alinhados com os objetivos da empresa.

Dica 6:

Por fim, o gestor precisa incentivar a Transformação Digital da sua equipe.

Ser digital é requisito básico desde antes da pandemia, mas muitos não tinham se dado conta disso. Agora, para qualquer pessoa conseguir trabalhar no isolamento físico ela precisa usar ferramentas que provavelmente nem conhecia!

Digo isolamento físico porque o social está a pleno vapor! Nunca as pessoas se relacionaram tanto quanto agora devido às facilidades tecnológicas, e quem desconhece essas facilidades vai realmente ficar marginalizado, isto é, à margem da sociedade! O ser humano precisa de contato físico e social. Lembra do filme O Naufrago, com Tom Hanks? Ele isolado numa ilha, para não enlouquecer pintou um rosto numa bola resgatada do naufrágio e conversou com ela por anos durante seu isolamento na ilha. Era seu amigo Wilson!

A transformação digital se tornou permanente, isto é, não tem volta! O Covid19 foi o gatilho para anteciparmos o futuro. Dizemos que estamos vivendo 10 anos de evolução em 1!

Então como o gestor poderá deixar colaboradores cegos quanto à tecnologia? Caberá a ele e à empresa disponibilizarem todo arsenal de ferramentas e treiná-los no que for desconhecido para seus times de forma a poder contar com eles nesta jornada evolutiva. O treinamento online pode vir através de um colega mais aderente à tecnologia, ou de um curso online disponível no mercado, ou ainda através de outra solução que o gestor e o profissional decidam como a melhor.

Encare a pandemia como uma crise que permite nos reinventarmos e irmos além do que éramos até então!

Espero ter ajudado a esclarecer pontos que considero cruciais para passarmos por essa crise e sairmos ainda mais fortalecidos!

Se quiser trocar alguma ideia sobre o tema, manda uma mensagem pra mim pelo Contato do meu site www.baronciniconsultoria.com.br . Será um prazer falar com você!